¿Qué es una notaría? Conoce su naturaleza, funciones y servicios.
La notaría es un despacho público en el que el notario, quien es un profesional en derecho, se encarga de dar fe pública o testimonio de la autenticidad de las declaraciones y actos que ante él se celebran. Su labor se desarrolla bajo la modalidad de descentralización por colaboración, es decir, son personas particulares a las que la ley les ha encargado cumplir una función pública.
Notarios: Particulares que cumplen una función pública
La función pública comprende el conjunto de facultades y potestades realizadas por la administración pública con el objetivo de garantizar la satisfacción del interés general.
Es importante anotar que los notarios, si bien cumplen una función pública: dar fe pública o fe notarial, no por eso son servidores públicos ni autoridades administrativas, pues no tienen vinculación laboral con el Estado.
Fe Pública o Notarial
Mediante la fe notarial, las declaraciones emitidas por los ciudadanos ante el notario adquieren plena autenticidad. Así, cuando vamos a una notaría a firmar una escritura, hacer una declaración o autenticar un documento, lo que sucede es que el notario está dando fe de que el acto es lo que dice ser.
Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que, aunque los notarios buscan velar por la legalidad de las declaraciones e instrumentos (tales como la escritura pública) y dejar constancia de cualquier irregularidad que se presente, no responden frente a la eventual falta de veracidad de las declaraciones o la falta de capacidad de los interesados para realizar el acto.
Así que, ¿qué es lo que garantiza realmente el notariado?
La regularidad formal de los instrumentos. En otras palabras, el notariado garantiza que los actos cumplan con todos los requisitos de forma, tales como los procedimientos y solemnidades exigidos por la ley, sin que esto implique un análisis o investigación de fondo respecto del contenido de cada acto o declaración.
Servicios Notariales
El Decreto de Notariado y Registro, en su artículo 3, establece de manera específica los servicios que deben prestar las notarías.
Estos servicios son:
Escrituras Públicas: La escritura pública es el documento otorgado ante notario mediante el cual se cumple el requisito de solemnidad que la ley exige para determinados actos jurídicos (como sucede con el contrato de compraventa de un bien inmueble). Asimismo, puede utilizarse para aquellos actos respecto de los cuales las partes o los interesados han decidido, de manera voluntaria, otorgarlos mediante este instrumento, generalmente por razones de conveniencia probatoria.
Reconocimiento de Documentos Privados: El notario, a solicitud de los interesados, puede autorizar el reconocimiento de que las firmas consignadas en un documento pertenecen a quienes las suscriben, así como la declaración de estos en el sentido de que el contenido del documento es verdadero.
Autenticación de Firmas: El notario da testimonio de que el documento es firmado por las personas interesadas que se presentan ante él.
Autenticación de Copias: El notario puede dar fe de que una copia de un documento corresponde exactamente al original.
Acreditación de la Existencia de las Personas Naturales y Fe de vida: La acreditación de la existencia de las personas naturales consiste en la expedición o certificación de los documentos públicos mediante los cuales se demuestra la existencia de una persona y su inscripción en el Registro Civil. En la práctica, esta función se materializa principalmente mediante la expedición del registro civil de nacimiento por parte de las notarías o de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
La fe de vida, por otra parte, es un mecanismo mediante el cual se certifica que una persona se encuentra viva para efectos legales o administrativos. Sin embargo, a partir de la entrada en vigencia de la Ley Antitrámites, este trámite dejó de realizarse ante las notarías y pasó a efectuarse mediante la verificación de la información contenida en las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Protocolización: Es la inclusión formal de un documento en los archivos notariales para garantizar su seguridad, darle validez legal pública y permitir la emisión de copias auténticas en el futuro.
Expedición de Copias y Certificaciones: En las notarías se pueden obtener copias totales o parciales de las escrituras públicas y demás documentos que reposen en sus archivos (documentos protocolizados). Estas copias pueden, además, ser simples o auténticas.
Asimismo, los interesados pueden solicitar ante las notarías la expedición de certificados, es decir, documentos oficiales y con fuerza probatoria que acreditan aspectos específicos y concretos sobre documentos protocolizados.
Testimonios Especiales: El notario puede dejar constancia por escrito de los hechos que presencie y perciba en el ejercicio de sus funciones y de aquellos respecto de los cuales no exista información en sus archivos. Esto con fines jurídico-probatorios.
Testamentos Solemnes: De acuerdo con la ley, los testamentos solemnes (abiertos o cerrados) deben constar por escrito y el notario debe intervenir en su otorgamiento y protocolización.
Testamentos Cerrados: Los testamentos cerrados se entregan en un sobre sellado para mantener su confidencialidad. Tras el fallecimiento del testador, el notario tiene el deber de realizar la diligencia de apertura y publicación del documento.
Registro del Estado Civil: Las notarías llevan el registro del estado civil de los ciudadanos, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Responsabilidad
Los notarios responden civil, disciplinaria y penalmente por las faltas cometidas en el ejercicio de su función pública. La responsabilidad civil los obliga a indemnizar los daños y perjuicios económicos causados a los usuarios por errores o negligencias en las escrituras. La responsabilidad disciplinaria conlleva la aplicación de sanciones frente al incumplimiento de sus deberes administrativos. Por último, la responsabilidad penal se activa si el notario comete delitos en el ejercicio de sus funciones, como la falsedad en documento público o el fraude.
Conclusión e Importancia
La función notarial no solo facilita la vida jurídica de los ciudadanos, sino que también contribuye a la protección de sus derechos y al cumplimiento de los principios de legalidad, seguridad jurídica y confianza pública. A través de la fe pública notarial, los notarios otorgan autenticidad a los actos y documentos que autorizan, garantizando el cumplimiento de las formalidades y solemnidades exigidas por la ley. Aunque su función no consiste en verificar la veracidad material de las declaraciones de los otorgantes ni en resolver controversias jurídicas, sí proporciona certeza sobre la identidad de quienes intervienen, la fecha, el otorgamiento del acto y la regularidad formal del instrumento.
