POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
1. Objetivo
Dar a conocer a todos los clientes, usuarios, proveedores y aliados comerciales de Legal & Ágil las políticas de tratamiento de datos personales y el manejo de cookies, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado sobre ellas. Todo lo anterior en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 de la República de Colombia.
2. Alcance
Esta política aplica a todas las bases de datos, formularios digitales de captura de información, CRM, herramientas de agendamiento y archivos de información personal que se encuentren bajo el control de Legal & Ágil en el desarrollo de sus servicios legales independientes y de asistencia en trámites notariales. Aplica a los datos de clientes actuales, futuros clientes (prospectos), proveedores y aliados.
3. Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (nombre, cédula, correo, teléfono, estado civil, documentos legales, etc.).
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (en el contexto legal, esto incluye información procesal penal, familiar, datos biométricos o detalles de la intimidad financiera y personal contenidos en minutas o escrituras públicas).
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos. Para efectos de esta política, el responsable es Legal & Ágil.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (en este caso, tú como cliente o usuario de la plataforma).
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Legal & Ágil aplicará de manera estricta los principios de legalidad, finalidad (uso exclusivo para lo autorizado), libertad (previo consentimiento), veracidad (información exacta y actualizada), transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad (medidas técnicas contra adulteración o pérdida) y confidencialidad (obligación de reserva profesional que subsiste incluso tras terminar la relación del servicio).
5. Tratamiento de la Información Personal y Datos Sensibles
Legal & Ágil, en calidad de responsable, recopila, almacena, utiliza y gestiona datos personales. Debido a la naturaleza de los servicios legales independientes y de trámites notariales, la plataforma recopilará de forma segura datos sensibles contenidos en los documentos, declaraciones o minutas suministrados voluntariamente por los usuarios a través de los formularios de contacto y herramientas de agendamiento.
Compromiso de protección: Los datos sensibles (como estados civiles complejos, sucesiones, patologías médicas expresadas en poderes o datos biométricos) solo serán tratados con la autorización expresa del titular y bajo los más altos estándares de reserva profesional y secreto legal.
5.1. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido en esta plataforma, salvo que se trate de datos de naturaleza pública o que el trámite legal/notarial específico requiera estrictamente su inclusión. En dichos eventos, se contará obligatoriamente con la autorización expresa y previa de sus padres o representantes legales.
6. Finalidades del Tratamiento de datos personales
Los datos recopilados por Legal & Ágil tendrán las siguientes finalidades exclusivas:
a. Procesamiento, administración y contacto con el usuario para la prestación de los servicios de gestión de trámites notariales y/o registrales y redacción de documentos.
b. Almacenamiento seguro en el CRM y sistemas de agendamiento digital para el seguimiento del caso o requerimiento del cliente.
c. Envío de notificaciones sobre el estado de los trámites y comunicaciones directas relacionadas con la gestión legal contratada.
d. Atender de forma óptima las solicitudes, consultas, peticiones, quejas o reclamos (PQR) presentados por los titulares.
e. Fines estadísticos internos, optimización de la experiencia en la plataforma web y análisis de uso del sitio.
f. Envío de correos electrónicos informativos, noticias del ámbito jurídico, novedades de la plataforma o actualizaciones de servicios, siempre y cuando el usuario no haya manifestado su deseo de ser excluido de dichas listas.
7. Derechos del titular
El titular de los datos personales tiene derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Legal & Ágil.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones de ley.
c. Ser informado respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que se ha vulnerado la Ley 1581 de 2012.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios constitucionales y legales, o cuando no exista una obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
8. Autorización del titular
Legal & Ágil requiere la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos, la cual se obtendrá mediante la aceptación digital (marcando una casilla de verificación o checkbox de lectura obligatoria) al momento de enviar cualquier formulario en el sitio web o a través de WhatsApp.
9. Obligaciones del Responsable del Tratamiento
Legal & Ágil se compromete a:
a. Garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b. Conservar con total seguridad los registros y copias de las autorizaciones otorgadas.
c. Informar claramente sobre la finalidad de la recolección de los datos.
d. Utilizar herramientas digitales que garanticen que la información se almacene bajo condiciones de seguridad que impidan su acceso no autorizado, pérdida o adulteración.
e. Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.
10. Atención de peticiones, consultas y reclamos (Procedimiento)
El titular o su representante legal podrá consultar su información, solicitar actualizaciones, rectificaciones o la supresión de sus datos a través de los siguientes canales directos habilitados:
Término para la respuesta: Toda solicitud o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese lapso, se informará al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y se señalará la nueva fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.
11. Seguridad de los datos personales
En aplicación del principio de seguridad, Legal & Ágil adopta medidas técnicas y administrativas estándar de la industria (incluyendo el cifrado SSL nativo de la plataforma Squarespace y la protección de accesos del CRM) para salvaguardar los registros. No obstante, el usuario entiende que las medidas en internet no son inexpugnables ante ataques cibernéticos malintencionados avanzados, caso en el cual se informará oportunamente a las autoridades correspondientes (SIC) y a los afectados si se detecta una vulneración de seguridad.
12. Transferencia y Transmisión de datos
Legal & Ágil no vende, alquila ni comparte bases de datos con terceros para fines comerciales ajenos. Los datos podrán ser transmitidos de forma segura a proveedores tecnológicos indispensables para el funcionamiento del negocio, quienes actúan en calidad de Encargados del Tratamiento y están obligados a mantener la confidencialidad y seguridad de la información.
13. Vigencia y Modificaciones
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación en el sitio web oficial de Legal & Ágil. Cualquier modificación sustancial a las finalidades o condiciones aquí descritas será comunicada oportunamente a los usuarios mediante un aviso visible en la plataforma antes de que los cambios entren en vigencia.